Egresados ULSA                                  ULSA Comunidad ULSA Radio youTube Facebook Twitter Buscar

Facturación Electrónica

Egresados Escriben — Autor: admin publicado: November 6, 2012 a las 5:23 pm

Para nadie es un secreto que desde hace unos diez años, la tecnología dio pasos agigantados y el auge de internet develó la posibilidad de optimizar las operaciones. Uno de los nichos en los que se colocó de manera exitosa tanto en México como en el resto del mundo, fue a nivel de Gobierno. Prácticamente todas las dependencias locales y federales permiten realizar trámites online, con lo que se ha avanzado en la simplificación.
En este mundo actual de tecnología nace la Factura Electrónica para todos los contribuyentes.
De manera inicial, la autoridad fiscal liberó su uso a finales de 2004 y las primeras implementaciones comenzaron en 2005, pero todavía era un esquema opcional. En 2009, una modificación a la Miscelánea Fiscal estableció su obligatoriedad a partir del 1 de enero de 2011 para cierto grupo de empresas y en 2013 , 1 de enero, para todo persona física y moral que genere factura o recibo.

¿Qué se necesita para integrarse al esquema digitalizado de Facturación?

La Factura Electrónica puede utilizarse en entidades civiles y de gobierno, en personas que presten servicios profesionales, pequeños contribuyentes y cualquiera que emita recibos, compruebe ingresos y declare impuestos.

1-Lo primero es tener una computadora con conexión a Internet, y poseer los papeles de registro ante el Sistema de Administración Tributaria (SAT), específicamente la Firma Electrónica Avanzada (FIEL) vigente y el Certificado de Sello Digital.

2-El siguiente paso es contar con un sistema informático para la generación de las Facturas Electrónicas. Aquí es donde comienzan las dudas: ¿Cuánto cuesta? ¿A quién contrato? ¿Es redituable el costo contra el beneficio? ¿Cuánto es el tiempo de implementación?

3-Las empresas sea cual sea su tamaño, es común que cuenten con sistemas de administración ( ERP ) que ya tienen integrado el servicio de facturación electrónica; pero también pueden desarrollar el sistema para generar el archivo electrónico (XML). Si la empresa no cuenta con un sistema electrónico, el contribuyente puede elegir alguno de los Proveedores Autorizados de Certificación (PAC) .

4-Una vez implementado el sistema se solicita al SAT el certificado de sello digital. Ingresa a www.sat.gob.mx con tu Firma Electrónica Avanzada y solicítalas. El trámite toma de cinco minutos a una hora, dependiendo de la cantidad solicitada, que puede ser desde una factura. Recuerda que las facturas se conservarán únicamente 5 años.

¿Qué es un PAC y qué hace?
Un Proveedor Autorizado de Certificación de CFDI (PAC), es aquella persona moral que cuenta con autorización del Servicio de Administración Tributaria para validar los CFDI generados por los contribuyentes, asignarles el folio e incorporarles el sello digital del Servicio de Administración Tributaria.

1 El PAC también puede ofrecer una solución para generar los Comprobantes Fiscales Digitales (CFDI).
a. El cual es un sistema que generalmente opera fuera de las instalaciones del contribuyente y su acceso es vía WEB.
b. Genera el archivo XML con el sello del contribuyente emisor. El XML contiene la información del comprobante y se encripta para que no haya alteraciones.
c. A través del mismo PAC se valida la información, se asigna un folio fiscal y se rubrica con el sello del SAT; entrega el archivo electrónico que se envía al cliente o al proveedor.

2 Los PAC son proveedores autorizados por el SAT y están obligados a no hacer pública la información de sus clientes y a mantener abierta la línea con el mismo SAT para conocer en cualquier momento el movimiento de facturas de los contribuyentes.

3 Ofrece las soluciones sea cual sea la necesidad del consumidor, desde solamente el timbrado de los documentos con una solución web, hasta una herramienta más robusta.

4 Tiene la obligación de enviar al SAT la copia de los Comprobantes Fiscales Digitales que validen de sus clientes.

5 El PAC conservará los CFDI por espacio de 5 años pero no podrá publicar la información de sus clientes.

Ventajas de la Factura Electrónica
Las autoridades señalan múltiples ventajas de simplificar los procesos de facturación pero nada como la experiencia de quienes ya han emprendido esta transición. Entre ellas:
La reducción del costo por facturación hasta en un 85%
Seguridad y rapidez en la emisión de los comprobantes
Simplificación de los procedimientos administrativos
Disminución del uso de papel, lo que contribuye a la preservación del medio ambiente
Aumento de la productividad al reorientar al personal que antes pasaba horas archivando, en otras áreas de contabilidad
Disponibilidad de la información que se tiene ingresada en el sistema
Facturar desde cualquier computador, en cualquier lugar, en cualquier momento, usando los servicios de FEL.
Ahorra tiempo, dinero y esfuerzo
A simple vista no nos damos cuenta del tiempo, dinero y esfuerzo que se pierde en un proceso de emisión y cobro de Facturas..
Para cualquier contribuyente es natural ir a sacar sus recibos o facturas, esperar a que le entreguen. Una vez que los tiene va a entregarlos para su cobro, días más tarde es muy posible que le informen que los datos son incorrectos y tendrá que regresar con un nuevo comprobante.
Para este momento el contribuyente ya invirtió en tiempo de desplazamiento, dinero para transportarse y si estaba incorrecto el llenado, su pago se atrasará tanto para él como para la empresa que termina pagando no a 15 días, sino a 30 y hasta 90 días.
Con la Factura Electrónica o Comprobante Fiscal Digital, el recibo o factura se envía por mail, por la misma vía será notificado si sus datos están mal y le tomará menos de cinco minutos corregirlo. En tiempo real la empresa estará recibiendo el nuevo documento. Efectivamente habrá ahorro de papel en el largo plazo, pero sin duda, las mayores ventajas están en la mejora de procesos. Esto por el lado del emisor.
Por el lado del receptor, o sea, la empresa, permite tener los registros de facturación completamente actualizados y al día. En cuestión de búsqueda y resguardo de información se irán eliminado paulatinamente los archivos físicos, almacenando la información en medios magnéticos.
En este caso es tiempo perdido para una persona que podría ser productiva en un área de contabilidad. Se piensa que la Facturación Electrónica motivará los despidos, cuando más bien permitirá hacer más eficiente un área porque contará con una persona en otras áreas productivas y no buscando en los archivos.
¿La Factura Electrónica es segura?
La Factura Electrónica es completamente segura, ya que tiene un mecanismo de encriptación de datos que únicamente funciona con la llave privada y el certificado de Sello de Seguridad, de tal forma que no hay manera de negar que un documento haya sido emitido por el dueño de estos candados de seguridad.
Una vez que se emite el documento, los datos de emisión y de la factura se encriptan, de tal manera que no hay manera de modificar la cadena en su camino hacia el receptor. Justamente es su inviolabilidad una de las apuestas de las autoridades, para combatir el tráfico de comprobantes apócrifos que afectan la economía formal. La Factura Electrónica, sin duda, es un paso más hacia la disminución de la brecha digital en México y una forma de simplificar las operaciones, haciendo uso de la tecnología para mejorar a la empresa y hacerla crecer.
LIC. MARIO ANTONIO DOMÍNGUEZ RIVERO
ADMINISTRACIÓN
GEN 1975-1980

Escribe un comentario